Etkinlik Mekanı Seçim Rehberi
Doğru mekanı seçmenin kriterleri: kapasite hesabı, teknik altyapı, ulaşım, ruhsat ve sözleşme detayları. Kapalı salon, açık hava ve otel balo salonu karşılaştırması.
İçindekiler
Mekan Seçimi Neden Kritik?
Mekan, etkinlik bütçesinin en büyük kalemlerinden biridir ve etkinliğin karakterini belirler. Yanlış mekan seçimi; kapasite sorunları, teknik kısıtlar, ek maliyetler ve kötü konuk deneyimi olarak geri döner.
Mekan kararını etkileyen beş ana değişken:
- •**Kapasite ve format:** Ayakta mı, oturmalı mı? Beklenen katılımcı sayısı?
- •**Teknik altyapı:** Elektrik gücü, rigging noktaları, ses limiti, yükleme erişimi
- •**Konum ve ulaşım:** Toplu taşıma, otopark, şehir merkezi mesafesi
- •**Ruhsat ve izinler:** Mekanın etkinlik türünüze uygun ruhsatı var mı?
- •**Bütçe:** Kira + depozito + ek hizmetler (temizlik, güvenlik, vale)
Kapasite Hesabı
Kapasiteyi "mekanın söylediği sayı" değil, formatınıza göre hesaplayın:
Kişi başı alan ihtiyacı (yaklaşık)
- •Ayakta konser: 0,4 – 0,6 m²/kişi
- •Kokteyl / networking: 0,8 – 1 m²/kişi
- •Oturmalı yemek (yuvarlak masa): 1,5 – 2 m²/kişi
- •Konferans (tiyatro düzeni): 0,8 – 1 m²/kişi
Pratik kurallar
- •Sahne, bar, reji ve servis alanlarını brüt alandan düşün
- •Yangın yönetmeliği kapasitesi ile satış hedefinizi karıştırmayın
- •%10-15 no-show tipiktir ama kapasiteyi buna göre aşırı satmayın
- •Açık havada yağmur planı: kapasitenin sığacağı kapalı alternatif veya tente
Teknik Altyapı Kontrolleri
Mekan gezisinde mutlaka sorulacaklar:
Elektrik & Ses
- •Toplam elektrik gücü (kW) ve trifaze çıkış sayısı — jeneratör gerekir mi?
- •Ses limiti (dB) ve saat kısıtı var mı? (özellikle açık hava ve konut yakını)
- •Mekanın kendi ses/ışık sistemi kullanılabilir mi, şartı var mı?
Sahne & Yükleme
- •Sahne ölçüleri, tavan yüksekliği, rigging (asma) noktaları ve limitleri
- •Yükleme rampası / asansör — tır yanaşabiliyor mu?
- •Kurulum ve söküm için kaç saat veriliyor? (gece kurulumu ücretli mi?)
Konfor
- •Isıtma/soğutma kapasitesi kalabalıkta yeterli mi?
- •Tuvalet sayısı (100 kişiye en az 1-2 kabin)
- •Sanatçı kulisi: ayrı giriş, dus, güvenli depo
Teknik gereksinimlerinizi netleştirmek için Turing Teknik Rider Builder ve Sahne Planı araçlarını kullanabilirsiniz.
Mekan Türleri Karşılaştırması
Kapalı Salon / Kulüp
+ Ses ve ışıkta kontrollü ortam, hava koşulundan bağımsız
+ Genelde temel teknik altyapı hazır
- •Kapasite tavanı, yoğun tarihlerde erken doluyor
Açık Hava Alanı
+ Yüksek kapasite, festival atmosferi
- •Jeneratör, tuvalet, çit, zemin koruması gibi ek maliyetler
- •Hava riski ve genelde daha uzun izin süreci
Otel Balo Salonu
+ Catering, konaklama ve teknik tek çatı altında
+ Kurumsal etkinlik için ideal protokol düzeni
- •Ses limiti ve dekorasyon kısıtları olabilir
Üniversite / Kampüs Alanları
+ Genç kitleye doğrudan erişim, uygun maliyet
- •Akademik takvime bağımlılık — sınav dönemlerinden kaçının (Akademik Takvim aracına bakın)
Sözleşme ve Gizli Maliyetler
Mekan sözleşmesinde netleştirilmesi gerekenler:
- •**Kiraya dahil olanlar:** Temizlik, güvenlik minimumu, teknik personel, klima
- •**Ek ücretler:** Fazla mesai (kurulum/söküm), elektrik tüketimi, vale, vestiyer
- •**Depozito ve iade koşulları:** Hasar tespiti nasıl yapılıyor?
- •**İptal politikası:** Hangi tarihe kadar, ne kadar kesinti ile?
- •**Münhasırlık:** Catering/bar/teknik için zorunlu tedarikçi şartı var mı? (fiyatları önden isteyin)
- •**Sigorta:** Mekanın talep ettiği sorumluluk sigortası kapsamı
Şehrinizdeki güncel mekan kira aralıkları için Maliyet Karşılaştırma aracına, mekan tedarikçileri için Turing mekan kategorisine göz atın.